Benutzerhandbuch Der Bestellablauf Der Bestellungsaufnehmer nimmt die Bestellung mittels Smartphone auf. Die Bestellungen werden tischweise eingegeben. Beim Bestellvorgang werden sowohl Speisen als auch Getränke gemeinsam erfasst. Der Bezahlvorgang kann anschließend je Person durchgeführt werden. Die Bestellung wird an die Druckstationen geschickt und dort gedruckt. Der Kellner kassiert die bestellten Artikel je Kunde. Obwohl die Bestellung gesammelt an die Druckstationen gesendet wurde, kann der Kassiervorgang auf mehrere Kunden aufgeteilt werden. Zudem kann die Bestellung auch später kassiert werden. Die Artikel können bar, mit Karte (direkt am Smartphone oder über ein Bezahlterminal), mit Rabatten bzw. Wertgutscheinen oder – bei aktiven Verrechnungskonten – per Buchung auf ein Konto bezahlt werden. Optional kann mittels eines Gürteldruckers auch eine Zahlungsbestätigung für den Kunden gedruckt werden. Sollte dies nicht erwünscht sein, so kann die Zahlungsbestätigung als PDF mittels QR-Code an den Kunden ausgehändigt werden. Während des Kassiervorgangs werden die Getränke/Speisen hergerichtet. Die Träger bringen die Bestellung zum jeweiligen Tisch. Schankkonzept #1 für kleinere Veranstaltungen (bis max. 800 Personen) Schankdrucker in der Mitte der Schank installieren. Eine Person vom Schankpersonal ist beim Drucker eingeteilt. Diese nimmt die Bons vom Drucker und koordiniert die Abarbeitung der Bons durch das Schankpersonal. Fertige Bestellungen werden auf der Schank abgestellt. Der Bon liegt am Tablett. Austräger nehmen die fertigen Tabletts und tragen diese zu den Tischen. Unterschiedliche T-Shirts für Austräger und Bestellungsaufnehmer. Bestellungsaufnehmer sind fixen Tischen zugeordnet (ca. 10–15 Tische pro Bestellungsaufnehmer). Austräger sind keinen Tischen zugeordnet (Faustregel zu Stoßzeiten: 2 Austräger je Bestellungsaufnehmer). Schankkonzept #2 für kleinere Veranstaltungen (bis max. 800 Personen) Schankdrucker am Ende der Schank installieren. Jeder Austräger nimmt den „obersten“ Bon und koordiniert die Zusammenstellung seiner Bestellung. Gewisse Personen im Schankbereich sind fix für die Austräger zugeteilt. Sobald die Bestellung fertig zusammengestellt ist, geht der Austräger zum entsprechenden Tisch. Unterschiedliche T-Shirts für Austräger und Bestellungsaufnehmer. Bestellungsaufnehmer sind fixen Tischen zugeordnet (ca. 10–15 Tische pro Bestellungsaufnehmer). Austräger sind keinen Tischen zugeordnet (Faustregel zu Stoßzeiten: 2 Austräger je Bestellungsaufnehmer). Schankkonzept für große Veranstaltungen (ab 800 Personen) Die Schank wird in zwei Bereiche getrennt: ein Schankbereich für die Gäste und ein Bereich für die Austräger. Das Schankpersonal bedient die Gäste und sorgt dafür, dass immer alle Getränke im Austrägerbereich verfügbar sind. Der Drucker wird am Anfang des Austrägerbereichs installiert (Schank in der Mitte des Zelts platzieren → die Wege für die Austräger werden kürzer). Die Träger stellen sich beim Drucker an und nehmen den Bon selbst vom Drucker. Die Träger gehen anschließend entlang der Schank und stellen die Bestellung laut Bon zusammen. Getränkesorten mit Streifen (z. B. Isolierband) optisch auf der Schank trennen und beschriften. Die Sortierung der Artikel am Bon kann gemäß dem Schankaufbau angepasst werden (Feld „Sortierung am Bon“ beim Artikel). Unterschiedliche T-Shirts für Austräger und Aufnehmer. Bestellungsaufnehmer sind fixen Tischen zugeordnet (ca. 10–15 Tische pro Bestellungsaufnehmer). Austräger sind keinen Tischen zugeordnet (Faustregel zu Stoßzeiten: 2 Austräger je Bestellungsaufnehmer). Küchenkonzept ohne Managed Print Es können mehrere Drucker in der Küche installiert werden (je nach Größe der Küche bzw. Anzahl der Gerichte). Beispiel: ein Drucker für Grillhuhn, ein Drucker für Schnitzel, ein Drucker für die restlichen Speisen. Bei jedem Drucker steht mindestens 1 Person, die die Küche koordiniert. Diese Person sollte mit Stift und Zettel ausgerüstet werden. Für jedes Essen einen eigenen Bereich einrichten. Für Speisen mit längerer Zubereitungszeit (Paradebeispiel: Pizza) kann jede Bestellung auf mehrere Bons aufgeteilt werden. Beispiel: 7x Bratwürstel, 2x Pizza. Grundsätzlich würde die gesamte Bestellung auf einem Bon gedruckt. Durch die Zuordnung zu unterschiedlichen Druckgruppen werden zwei Bons gedruckt: 1. Bon: 7x Bratwürstel, 2. Bon: 2x Pizza. Dadurch wird ein Durchstreichen auf den Bons vermieden und maximaler Überblick gewährleistet. Weniger ist schneller. Je mehr Speisen bzw. unterschiedliche Beilagen du anbietest, desto langsamer die Abarbeitung der Bons. Für Direktabholer: Kasse in die Küche stellen ODER die Küche als eigenen Tisch hinzufügen und einen Aufnehmer vor die Küche stellen. Die Speisen werden vom System automatisch auf die jeweiligen Drucker aufgeteilt. Unterschiedliche T-Shirts für Austräger und Aufnehmer. Bestellungsaufnehmer sind fixen Tischen zugeordnet (ca. 10–15 Tische pro Bestellungsaufnehmer). Austräger sind keinen Tischen zugeordnet (Faustregel zu Stoßzeiten: 2 Austräger je Bestellungsaufnehmer). Küchenkonzept mit Managed Print Im obigen Beispiel ist der linke (blaue) Bereich mit dem Feature „Managed Print“ ausgestattet. Der rechte (hellgrün hinterlegte) Bereich wird wie im Konzept ohne Managed Print abgearbeitet. Beim Managed Print wird der Küchenkoordinator mit einem Tablet ausgestattet. Der Informationsfluss zwischen Koordinator und Personal wird umgedreht: Nicht der Koordinator gibt Anweisungen, welche Speisen benötigt werden, sondern das Küchenpersonal gibt dem Koordinator Bescheid, welche und wie viele Speisen gerade fertig sind. Der Koordinator gibt die fertige Menge am Tablet ein und die Bons mit den entsprechenden Bestellungen werden gedruckt. Achtung: Eine Bestellung kann dadurch auf mehrere Bons aufgeteilt werden. Vorteil: Jeder Arbeitsbereich kann mit einem eigenen Bildschirm ausgestattet werden. Darauf können Infos wie die derzeit offene Menge oder der aktuelle Verzug (wie lange die Gäste derzeit auf ihre Bestellung warten) angezeigt werden. Vorteil: Es entsteht kein Zettelchaos mehr in der Küche! Bei sehr großen Festen kann selbst die beste Küchenmannschaft die Anzahl der eingehenden Bestellungen nicht zeitgerecht abarbeiten – solche Situationen werden durch Zettelchaos verschärft. Die Speisen werden vom System automatisch auf die jeweiligen Drucker aufgeteilt. Unterschiedliche T-Shirts für Austräger und Aufnehmer. Bestellungsaufnehmer sind fixen Tischen zugeordnet (ca. 10–15 Tische pro Bestellungsaufnehmer). Austräger sind keinen Tischen zugeordnet (Faustregel zu Stoßzeiten: 2 Austräger je Bestellungsaufnehmer). Wie du Managed Print im Backend bedienst, steht auf der Seite „Managed Print System“ im Buch Admin-Portal. Möglicher Zeltaufbau für eine Veranstaltung mit 2000 Personen Die Schank wenn möglich mittig im Zelt platzieren. Dadurch ergeben sich kürzere Wege für die Austräger. Die Schank in zwei Bereiche teilen: einen Bereich für Austräger, einen Bereich für die Festgäste. Waschstraße zwischen Küche und Schank. Dadurch ergeben sich kürzere Wege für die Austräger. In der Küche ist der Betrieb mehrerer Drucker möglich. Je Drucker muss eine Person für die Koordination der Bestellungen abgestellt werden. Installation Lade die App „Gastronaut“ im Google Play Store herunter: Gastronaut im Play Store Installiere die App auf deinem Android-Smartphone oder -Tablet. Falls bereits eine ältere Version installiert ist (z. B. von einer früheren Veranstaltung), genügt ein Update. Systemanforderungen Android-Smartphone oder -Tablet Zugang zum Google Play Store WLAN-Verbindung Erste Einrichtung Alle Einstellungen erreichst du über das Zahnrad-Symbol links oben . Damit öffnet sich das Seitenmenü der App. A) Für von uns gelieferte Geräte Unsere gelieferten Smartphones und Tablets sind bereits vorkonfiguriert. Es muss lediglich der Name des Kellners eingestellt werden: Öffne die App. Tippe links oben auf das Zahnrad-Symbol. Wähle im Bereich „Einstellungen“ den Punkt „Benutzer“. Gib den Namen des Kellners ein. Tippe auf „Speichern“. ✅ Die App ist jetzt einsatzbereit. Der Name kann jederzeit auf demselben Weg geändert werden. B) Für private Geräte Falls ein eigenes Smartphone oder Tablet verwendet wird, muss das Gerät zuerst mit dem System verbunden werden: Öffne die App, tippe auf das Zahnrad-Symbol und wähle „QR-Code scannen“. Scanne den QR-Code, den du im Backend unter „Einstellungen → QR Code erzeugen“ erzeugen kannst (siehe „QR Code für Geräte erzeugen“). Es öffnet sich die Einstellungsseite der App. Gib bei „Kellner“ den Namen ein. Speichere mit „Einstellungen speichern“. ✅ Die App ist jetzt einsatzbereit. C) Mit Benutzerverwaltung Ist im Backend die Benutzerverwaltung aktiv, meldet sich jeder Kellner über Zahnrad → „Anmelden“ mit seinem Benutzer (und ggf. Passwort) an. Im Modus „Nur angelegte Benutzer“ wird die Speisekarte erst nach der Anmeldung freigegeben. Über Zahnrad → „Abmelden“ meldest du dich wieder ab. Benutzer mit Administrator-Recht sehen zusätzlich „Backend öffnen“ und können Artikel direkt in der App sperren bzw. entsperren. Verbindung mit dem Bondrucker Die Verbindung mit einem mobilen Bondrucker (Gürteldrucker) ist nicht zwingend erforderlich, aber möglich: Schalte den Bondrucker ein. Tippe auf das Zahnrad-Symbol und wähle „QR-Code scannen“. Scanne den QR-Code des Druckers. Bestätige gegebenenfalls die Abfragen zu Bluetooth und Standort (GPS) und scanne den Code danach erneut (Details siehe Troubleshooting → Drucker-Probleme). Warte, bis die Meldung „Bluetoothverbindung erfolgreich hergestellt!“ erscheint. ⚠️ Dieser Vorgang kann etwas dauern. Sollte eine Fehlermeldung erscheinen, prüfe, ob der Drucker eingeschaltet ist, und scanne den QR-Code erneut. Ist ein Drucker verbunden, findest du im Seitenmenü zusätzlich „Testdruck“ und „Verbindung trennen“. Bestellvorgang Artikel auswählen Kurzer Klick auf einen Artikel → Menge +1. Langer Klick auf einen Artikel → Menge −1 (bei Menge 1 wird der Artikel wieder entfernt). Langer Klick auf einen Artikel ohne Menge → Eingabefeld für die direkte Mengeneingabe (spart z. B. bei 20 Bier das 20-malige Tippen). Doppelklick auf einen Artikel → Kontextmenü mit „Artikel editieren“ und „Topping hinzufügen“. Der Doppelklick ist nur aktiv, wenn im Backend unter „Generelle Einstellungen“ eine Doppelklick-Zeit eingestellt ist. Wischen über einen Artikel → Anzeige von Preis, aktuellem Bestand und ggf. Wartezeit. Lupe → Artikelsuche. Bestellung abschicken Wenn die Bestellung vollständig ist, tippe auf das Warenkorb-Symbol rechts oben. Hier kannst du Mengen ändern oder Artikel mit dem roten X löschen. Langer Klick (oder Doppelklick) auf eine Position öffnet „Artikel editieren“ bzw. „Topping hinzufügen“ (siehe „Sonderwünsche & Toppings“). Über „zusätzliche Infos...“ kannst du eine allgemeine Info als Text oder Zeichnung mitgeben. Bestätige die Bestellung mit dem grünen Bestell-Button rechts oben. Wähle den Tisch aus – je nach Einstellung über eine Liste, den grafischen Tischplan oder per Scan des Tisch-QR-Codes. Mit Tisch-QR-Codes sind Fehleingaben ausgeschlossen! Die Bestellung wird automatisch an den Server gesendet und an den jeweiligen Stationen (Küche, Schank, Kaffeebar, Schnapsbar, …) ausgedruckt. Ist im Backend „Warenkorb in der App überspringen“ aktiviert, wird die Bestellung direkt über das Häkchen rechts oben abgeschickt. Ist die Tischwahl „zu Beginn“ eingestellt, wählst du den Tisch bereits vor den Artikeln über das Tisch-Symbol in der Mitte der oberen Leiste. Sonderwünsche & Toppings Für die Eingabe von Sonderwünschen stehen drei Methoden zur Auswahl. 1. Allgemeine Zusatzinfo zur Bestellung Im Warenkorb wählt der Kellner den Button „zusätzliche Infos...“. Im nun erscheinenden Fenster können die Infos als Text oder als Zeichnung eingegeben werden. Die allgemeine Zusatzinfo steht am Ausdruck aller Bons (z. B. Essens- und Getränkebons). Es muss also genau spezifiziert werden, was gewünscht wird. 2. Sonderwunsch zu einer Position („Artikel editieren“) Im Warenkorb wird die jeweilige Position lange gedrückt (oder doppelt angetippt) und „Artikel editieren“ gewählt. Im Feld „Zusatzinfo“ wird der Sonderwunsch eingegeben und anschließend die Menge, für wie viele Portionen die Änderung gilt. Beispiel: Es wurden 5x Bratwürstel bestellt, zwei Portionen davon ohne Sauerkraut. „Bratwürstel“ lange drücken → „Artikel editieren“ → „ohne Sauerkraut“ und Menge 2 eingeben. Die Bestellung umfasst nun 3x Bratwürstel und 2x Bratwürstel ohne Sauerkraut. Der Preis der Position bleibt dabei unverändert. 3. Toppings Toppings sind Artikel, die zu bestehenden Artikeln hinzugefügt (oder weggelassen) werden. Einrichten im Backend: 1. Lege eine Position an, z. B. „Sauerkraut“ mit dem Typ E und dem Preis 1 €. 1. Kopiere die ID der Position „Sauerkraut“. 1. Öffne unter „Artikel → Artikel verwalten“ die Position „Bratwürstel“, aktiviere den Expertenmodus und trage im Feld „Verfügbare Zusatzoptionen“ die ID ein (mehrere IDs durch Beistrich trennen). In der App: Im Warenkorb den Artikel lange drücken (oder doppelt antippen) → „Topping hinzufügen“. Im Topping-Dialog Menge eingeben, Topping wählen (mehrere sind möglich) und über die Modusleiste festlegen, wie es verrechnet wird: MIT bzw. OHNE: Das Topping wird nur als Hinweis gedruckt (z. B. „OHNE Sauerkraut“), der Preis bleibt unverändert. +€: Der Preis des Toppings wird zum Artikelpreis addiert (z. B. „MIT Sauerkraut (+1,00 €)“). -€: Der Preis des Toppings wird vom Artikelpreis abgezogen (z. B. „OHNE Sauerkraut (-1,00 €)“). Der Positionspreis wird dabei nie negativ. Beispiel: 5x Bratwürstel, zwei davon ohne Sauerkraut und um 1 € günstiger → „Sauerkraut“ mit Modus -€ und Menge 2 wählen. Ergebnis: 3x Bratwürstel und 2x Bratwürstel „OHNE Sauerkraut (-1,00 €)“. Tipp: Unter „Aktion beim Drücken“ kannst du beim Artikel einstellen, dass der Topping-Dialog schon beim Antippen des Artikels geöffnet wird – wahlweise optional oder verpflichtend. Ebenso kann eine Info-Eingabe beim Drücken verpflichtend gemacht werden. Kassiervorgang (App) Nachdem die Bestellung abgeschickt wurde, öffnet sich das Kassierfenster und du kannst die einzelnen Positionen bezahlen. Wähle entweder: einzelne Artikel mit dem grünen + Button (das rote − verringert die Menge) oder „Alles zusammen“, um die gesamte Bestellung abzurechnen. Ein langer Klick auf + bzw. „Alles zusammen“ öffnet die verfügbaren Rabatte (z. B. Essens- oder Getränkemarken). Tippe auf das Euro-Symbol rechts oben. Wähle im Bezahlfenster die Zahlungsart (z. B. Bar, Karte oder eine im Backend angelegte Zahlungsart). Hier kannst du außerdem einen Wertgutschein scannen, einen Freigutschein einlösen oder – bei aktiven Verrechnungskonten – „Auf Konto buchen“. Ein Tipp auf den grünen Betrag öffnet die Trinkgeld-Eingabe. Der Bon wird am mobilen Drucker ausgedruckt (optional). Sobald alle Artikel der Bestellung bezahlt wurden, wird der Kassiervorgang automatisch beendet! Hinweis zu offenen Artikeln Verlässt du das Kassierfenster (Symbol links oben), obwohl noch nicht kassierte Artikel vorhanden sind, erscheint eine Warnmeldung. Welche Schaltflächen angezeigt werden, legst du im Backend unter „Generelle Einstellungen“ fest: „Bleiben“ → zurück zum Kassieren und korrekt abschließen. „Storno“ → alle offenen Artikel werden storniert. „Später zahlen“ → die offenen Artikel bleiben am Tisch und können später kassiert werden (z. B. über „Tisch kassieren“ im Seitenmenü). „Kassieren beenden“ → offene Artikel werden ignoriert und der Vorgang wird beendet. Das Seitenmenü der App Über das Zahnrad-Symbol links oben öffnest du das Seitenmenü. Welche Punkte sichtbar sind, hängt von den Einstellungen im Backend ab. Funktionen Rechnungsverlauf: bereits erstellte Rechnungen ansehen und nachdrucken (optional die Rechnungen aller Geräte). Bestellverlauf: vergangene Bestellungen ansehen, stornieren oder den Beleg erneut am mobilen Bondrucker ausdrucken (siehe „Nachdruck einer Bestellung“). Tisch kassieren: offene Artikel eines Tisches kassieren (z. B. nach „Später zahlen“). Tischtransfer: offene Artikel auf einen anderen Tisch übertragen. Bestell-Storno für Tisch: Artikel eines Tisches stornieren. Verrechnungskonto abrechnen , Kontobuchung stornieren und Buchungsverlauf: nur bei aktiven Verrechnungskonten. Cashlessverlauf: nur bei aktivem Cashless. Einstellungen QR-Code scannen: Gerät einrichten oder Gürteldrucker verbinden. Benutzer bzw. Anmelden / Abmelden: Kellnername ändern bzw. bei aktiver Benutzerverwaltung an- und abmelden. Backend öffnen: nur für Benutzer mit Administrator-Recht. Testdruck und Verbindung trennen: bei verbundenem Bondrucker. WLAN verbinden und Einstellungen (geschützter Administrationsbereich der App). Nachdruck einer Bestellung Diese Funktion ist nur bei Verwendung eines mobilen Bondruckers relevant. Wann wird ein Nachdruck benötigt? Sollte ein Ausdruck am mobilen Drucker fehlschlagen (z. B. wegen leerem Papier), kann dieser nachgedruckt werden. Vorgehensweise Öffne über das Zahnrad-Symbol links oben das Seitenmenü. Wähle „Bestellverlauf“ (für Bestellungen) bzw. „Rechnungsverlauf“ (für Rechnungen). Suche die Bestellung (Filter z. B. nach Tischname oder Bestellnummer) und drucke sie erneut aus. Der Nachdruck einer Bestellung betrifft ausschließlich den mobilen Bondrucker und hat keinen Einfluss auf die Stationen (Küche, Schank etc.), da die Bestellung nicht erneut dorthin gesendet wird. „Bestellverlauf“ und „Rechnungsverlauf“ erscheinen nur, wenn sie im Backend unter „Generelle Einstellungen“ freigegeben sind.