Erste Schritte Diese Anleitung dient als Leitfaden für Kunden, die zum ersten Mal Gastronaut verwenden und noch nicht alle Funktionalitäten wissen. Diese Step-By-Step Anleitung soll eine gute Grundlage für die Planung und Administrierung Ihres Events schaffen. Kategorie Anlegen Kategorien findest du in der Navigationsleiste auf der linken Seite unter „Kategorien verwalten“. Hier kannst du beliebig viele Kategorien erstellen. In diesem Beispiel erstellen wir eine Kategorie Bier , Wein und Essen . Auch Unterkategorien sind möglich. In diesem Beispiel werden wir die Unterkategorie Hauptspeise und Beilage beim Punkt Essen hinzufügen. Arbeitsbereich Die oberste Kategorie ist der Arbeitsbereich. Mehrere Arbeitsbereiche sind sinnvoll, wenn z. B. der Eingang keine Getränke bestellen können soll. Dazu wird einfach pro Arbeitsbereich eine oberste Kategorie erstellt. An den Arbeitsbereichen hängen auch Tische, Benutzer, Kartenzahlungsarten und der QR-Code für die Geräte. In diesem Beispiel werden die Arbeitsbereiche Eingang und Zelt erstellt. Näheres dazu findest du bei „QR Code für Geräte erzeugen“ im Buch Admin-Portal. Eigenschaften Name Beschreibung Name Anzeigename der Kategorie Sortierung Reihenfolge der Kategorien Button farblich hinterlegen Kategorie wird mit einer benutzerdefinierten Farbe hinterlegt Schnellverknüpfung Anheften an einer fixen Leiste am oberen Bildschirmrand Platzhalter Positionierung am Bildschirm definieren Gesperrt Artikel in Kategorie kann nicht bestellt werden (z.B. Küche geschlossen => Kat. Essen wird gesperrt) In dieser Kategorie den Abrechnungsdialog anzeigen In dieser Kategorie den Tischwahldialog anzeigen In diesem Arbeitsbereich (= äußerste Kategorie) automatisch alle Artikel summieren! Übergeordnete Kategorie Zuweisung der übergeordneten Kategorie („Oberste Menüebene“ = Arbeitsbereich) Beispiel In diesem Beispiel werden die bereits erwähnten Kategorien mit folgenden Eigenschaften erstellen: Eingang Zelt Bier farblich (blau), Schnellverknüpfung, Abrechnungsdialog, Tischwahldialog Wein farblich (grün), Schnellverknüpfung, Abrechnungsdialog, Tischwahldialog Essen farblich (lila) Hauptspeise farblich (hellrot), Schnellverknüpfung, Abrechnungsdialog, Tischwahldialog Beilage farblich (orange), Abrechnungsdialog, Tischwahldialog Resultierendes App-Layout Arbeitsbereich Zelt In Kategorie Essen Platzhalter In diesem Beispiel soll die Kategorie Essen mit einer Zeile Abstand zu den Getränken sein. Dazu werden die Kategorien durchnummeriert: Wein: Sortierung 1 Bier: Sortierung 2 Essen: Sortierung 7 Nun werden 4 Platzhalter-Kategorien erstellt, beispielsweise mit dem Namen "---". Ihnen werden die Sortierungsnummern 3 bis 6 zugewiesen. Alternativ kannst du Platzhalter auch unter „Design & Vorschau → Eintragssortierung“ anlegen. Artikel Importieren Die schnellste Möglichkeit, deine Artikel in Gastronaut zu importieren, ist die Excel-Liste. Dazu lädst du dir die Vorlage von der Startseite herunter und trägst deine Artikel in diesem Schema ein. Eingespielt wird sie über „Artikel → Artikel importieren“. In diesem Beispiel wird die Vorlage importiert. Vorlage für Artikel herunterladen Nach dem Hochladen und Verarbeiten wird eine Meldung angezeigt, wie viele Artikel erfolgreich importiert worden sind. Verwalten Unter „Artikel → Artikel verwalten“ können einzelne Artikel bearbeitet und angepasst werden. Viele Felder sind erst nach Aktivieren des „Expertenmodus“ sichtbar. Hier müssen auch jeweils die einzelnen Artikel einer Kategorie zugewiesen werden, um in der App zu erscheinen. Dabei kann ein Artikel auch in mehreren Kategorien vorkommen. Eigenschaften Name Eigenschaft ID Intern vergebene Nummer Name Name des Artikels Artikel-Typ Funktion, die der „Artikel“ ausführt (z. B. Standardartikel, Variabler Artikel, Trinkgeld, Pfandartikel, Ticket scannen) Drucktyp Typ des Artikels (z. B. E, G) – entscheidet, bei welchem Drucker er gedruckt wird Preis Brutto Preis MwSt Mehrwert-Steuer-Anteil Druckgruppe Artikel mit anderer Druckgruppe werden auf einem eigenen Bon gedruckt Sortierung am Bon Zeilenposition am Bon Aktion beim Drücken Beim Antippen Topping-Dialog öffnen bzw. Topping oder Info verpflichtend abfragen Farbeinstellung Definieren der Farbe des Artikels in der App Verfügbare Zusatzoptionen IDs der möglichen Toppings mit "," getrennt Bestand erben von Position Abhängigkeit des Bestands einstellen Bestand Anzahl der Menge Bestand per Datum, ab wann Bestellungen den Bestand verringern Pfandartikel Angabe, ob Pfand Auf Rechnung verstecken Optionen für Rechnungsanzeige Negative Werte beim Kassieren Regelung bei negativen Werten (z.B. bei Pfandrückgabe) Gesperrt Artikel kann nicht mehr bestellt werden Sperrgrund Beschreibung, warum Artikel gesperrt ist Kategorie Auswahl von Kategorien, welcher der Artikel angehört Funktionsweise Ein einfaches Drücken des Artikels reicht, um ihn zur Bestellung hinzuzufügen . Danach erscheint im Namen des Artikels eine Klammer mit der Mengenanzahl. Bei langem Drücken eines bereits ausgewählten Artikels wird die Menge um 1 verringert bzw. von der Position gelöscht. Bei langem Drücken eines nicht ausgewählten Artikels erscheint ein Fenster, um die Menge direkt einzugeben . So spart man sich z. B. bei 20 Bier das 20-malige Tippen auf den Artikel. Bei Doppel-Tippen eines Artikels öffnet sich ein Kontextmenü (nur aktiv, wenn in den Generellen Einstellungen eine Doppelklick-Zeit eingestellt ist): i. „Artikel editieren“: eine Zusatzinfo mitgeben. ii. „Topping hinzufügen“ (nur wenn Toppings hinterlegt sind): die hinterlegten Toppings auswählen. Um den Preis eines Artikels zu erfahren, drückt und wischt man gleichzeitig am Artikel nach links oder rechts. Der Preis (und ggf. Bestand und Wartezeit) wird dann am unteren Bildschirmrand weiß auf grünem Hintergrund angezeigt. Beispiel Kategorie Wein Kategorie Hauptspeise Tische Allgemein Die Konfiguration für die Tische befindet sich unter Tischverwaltung > Tische verwalten . Hier können neue Tische hinzugefügt und entsprechende Namen ergänzt werden. Zum Beispiel Tisch mit der Nummer 100 ist die Bühne. Die Nummerierung der Tische wird spätestens beim Thema Drucker wichtig, da durch die Nummerierung der Bereich für einen Drucker begrenzt werden kann. Zum Beispiel, wenn der Bedienungsbereich auf zwei Stockwerken ausgeweitet ist, wäre es kontraproduktiv, wenn die Drucker im Erdgeschoß Bestellungen aus dem 1. Stock verarbeiten und drucken. Nach dem Erstellen der Tischnummerierungen können unter „Tischverwaltung → QR Codes für Tische erzeugen“ QR-Codes pro Tisch erstellt werden, welche dann beim Bestellen vom Kellnerpersonal gescannt werden können, um den Vorgang zu beschleunigen. Bei über 50 Tischen kann das Scannen schneller als das Scrollen in der Liste sein. Um einen Tisch zu löschen, klickst du beim Tisch auf „Löschen“ und anschließend auf Speichern . Alternativ zur Liste kannst du unter „Tischverwaltung → Tischplan“ auch einen grafischen Tischplan für die App erstellen. Beispiel In diesem Beispiel kann man sehen, wie ein Tischplan ausschauen könnte. Der Bühne weisen wir Nummer 31 zu. In der App Nach dem Bestätigen auf der Bestellübersicht wird man zur Tischauswahl weitergeleitet. Ganz oben befindet sich eine Suchleiste, um spezifische Tischnummern zu suchen. Um einen oder mehrere Tische als Favorit zu speichern, markiert man den jeweiligen Tisch per Doppel-Tippen. Favoriten werden immer ganz oben in der Liste angezeigt. Bei vorhandenem Tisch-QR-Code kann man den mittleren Button in der unteren Leiste drücken, um zum Scanner zu gelangen. Drucker Allgemein Die Einstellungen für den Drucker befinden sich unter Drucker > Druckeinstellungen . Hier werden die zugewiesenen Drucker + Ersatzdrucker (falls vorhanden) angezeigt. In diesem Menü können auch bestehende Bestellungen bzw. Rechnungen auf gedruckt gesetzt werden. Eigenschaften Name Beschreibung Name Bezeichnung des Druckers Hash Eindeutige Kunden-ID AnyDesk ID Support ID (Wichtig für Fernwartung durch Support) Workzone Arbeitsbereich Druckersorten Typ der Artikel (G -> Getränke, E -> Essen; mehrere mit Beistrich, BILL = Rechnungsdrucker) Summierung Art der Summierung Drucktyp Normal, Managed oder Optimiert (für Managed Print) Anzahl Ausdrucke Anzahl der Ausdrucke pro Bestellung Druckbereich ab / bis Tisch Bereich für Drucker Maximale Formfaktorgröße Wie viele Formfaktor-Einheiten auf einen Bon passen, bevor ein neuer Bon beginnt Preis aufdrucken Am Bestellzettel Preis aufdrucken Drucker überwachen Überprüft zyklisch, ob Drucker erreichbar ist --> App-Benachrichtigung Zuletzt online Zeitpunkt des letzten erfolgreichen Pings Beispiel Um den Weg des Kellnerpersonals zu optimieren, möchten wir den Druckbereich eingrenzen. Bar 1 soll den Bereich von Tisch 1 bis Tisch 15 abdecken und Bar 2 den Bereich von Tisch 16 bis 31 . Bar 2 bedient die Bühne da sich beispielsweise der Bühnenaufgang rechts befindet. Bar 1 bekommt Drucker 1, Bar 2 Drucker 2 und Essen Drucker 3. Drucker 3 deckt den ganzen Bereich ab, da es nur eine Essensausgabe gibt. Drucker 1 Einstellung Eigenschaft Einstellung Drucksorten G Druckbereich ab Tisch 1 Druckbereich bis Tisch 15 Drucker 2 Einstellung Eigenschaft Einstellung Druckersorten G Druckbereich ab Tisch 16 Druckbereich bis Tisch 31 Drucker 3 Einstellung Eigenschaft Einstellung Druckersorten E Alle nicht erwähnten Eigenschaften bleiben auf dem Standardwert. Rabatte & Zahlungsarten Die Essen- und Getränkemarken heißen im System Rabatte (früher „Gutscheine“). Rabatte und Zahlungsarten findest du in der Navigationsleiste auf der linken Seite unter „Rabatte & Gutscheine“. Nicht zu verwechseln mit den Wertgutscheinen (echtes Guthaben, siehe Buch Zahlungen & Rechnungen). Rabatte verwalten Unter „Rabatte & Aktionen verwalten“ verwaltest du deine Rabatte. Jeder Rabatt hat folgende Eigenschaften: Name: Der Name des Rabatts Rabatt-Typ: Auswahl zwischen Euro, Prozent , Fixwert und Tisch . Euro addiert oder reduziert den Preis um einen fixen Eurobetrag. Prozent erhöht oder verringert den Preis um den angegebenen Prozentwert. Fixwert setzt den Preis direkt auf den im Rabatt definierten Betrag. Tisch gilt für bestimmte Tische mit einem Kontingent an Artikeln oder einem Guthaben in Euro. Artikeltyp: Alle Artikeltypen, für die der Rabatt wirken soll (siehe Seite „Artikel“). Wert: Der Wert des Rabatts. Wichtig: Soll der Preis gesenkt werden (bei Rabatt-Typ Euro und Prozent), muss der Wert mit einem Minus als Vorzeichen angegeben werden. Aktiv: Gibt an, ob der Rabatt gerade aktiv ist oder nicht. Wichtig: Nicht aktive Rabatte können trotzdem einer Zahlungsart hinterlegt werden. Soll ein Rabatt nicht in der Rabatt-Auswahl angezeigt, sondern nur für eine Zahlungsart verwendet werden, setzt man ihn auf „Nicht aktiv“ und blendet ihn so aus. Alle Zahlungsarten, die diesen Rabatt hinterlegt haben, funktionieren weiterhin. Alle angelegten Rabatte können angesehen, verändert oder gelöscht werden: Rabatte beim Kassieren anwenden Indem man nach Auswahl des Tisches das „+“-Symbol einer Position (oder „Alles zusammen“) lange hält, gelangt man zur Rabatt-Auswahl. Hier wählt man, welcher Rabatt angewendet werden soll und in welcher Menge. Es werden nur die Rabatte angezeigt, die für den Typ der Position definiert wurden. Beispiel In diesem Beispiel wurde auf die Position "1/2 Bier" zweimal der Rabatt „2€ Rabatt Getränke“ ausgewählt. In der "Bezahlen" - Ansicht kann man erkennen, welche Rabatte auf welche Positionen ausgewählt wurden und wie der Preis danach aussieht. Rabatte exportieren Unter „Rabatte & Aktionen exportieren“ kannst du eine Übersicht der angewendeten Rabatte exportieren. Es muss ein Zeitraum (Von-Bis) angegeben werden, für den die Übersicht exportiert werden soll. Mit Click auf "Exportieren" wird eine Excel-Liste heruntergeladen, mit Informationen zu den eingelösten Rabatten. Wichtig: Damit der Export funktioniert, muss in den generellen Einstellungen die Option "Rechnungen nach dem Kassieren an den Server senden" ausgewählt werden. Rabatt-Statistiken In der Navigationsleiste findest du unter „Statistiken“ die Seite „Rabatte & Aktionen“. Wie beim Export gibst du einen Von-Bis-Zeitraum an. Für diesen Zeitraum werden diverse Statistiken angezeigt, z. B. Umsatz pro Rabatt, Menge pro Rabatt, Umsatz pro Position und Rabatt sowie die Verluste durch Rabatte. Damit die Statistiken funktionieren, muss in den generellen Einstellungen die Option "Rechnungen nach dem Kassieren an den Server senden" ausgewählt werden. Zahlungsarten Eine Zahlungsart ist ein Rabatt, der auf die gesamte Bestellung angewendet wird. Unter „Rabatte & Gutscheine → Zahlungsarten“ verwaltest du deine Zahlungsarten. Jede Zahlungsart hat folgende Eigenschaften: Name: Der Name der Zahlungsart Zugehöriger Rabatt: Der Rabatt, der für die Zahlungsart hinterlegt ist. Zahlungsart aktiv: Gibt an, ob die Zahlungsart aktuell aktiv ist Beispiele Beispiel "Helfer" In diesem Beispiel wurde für alle freiwilligen Helfer auf diesem Fest eine Zahlungsart "Helfer" angelegt. Die Helfer bekommen alle Getränke und Speisen umsonst. Der hinterlegte Rabatt der Zahlungsart gewährt 100 % auf alle Artikeltypen. Auf der "Bezahlen"-Seite kann man nun diese Zahlungsart auswählen: Beispiel "Ehrengäste" In diesem Beispiel wurde für den Ehrengäste-Tisch eine Zahlungsart "Ehrengäste" angelegt. Die Ehrengäste bekommen alle ihre Getränke umsonst, müssen alles andere aber bezahlen. Der hinterlegte Rabatt der Zahlungsart gewährt 100 % auf den Artikeltyp G, also auf alle Getränke. Nach Auswählen der Zahlungsart wird direkt der noch zu zahlende Restbetrag angezeigt: