Zahlungen & Rechnungen

Zahlungsarten

Unter „Rabatte & Gutscheine → Zahlungsarten“ legst du eigene Zahlungsarten an. Eine Zahlungsart ist ein Rabatt, der auf die gesamte Bestellung angewendet wird.

Jede Zahlungsart hat: - Bezeichnung der Zahlungsart - Zugehöriger Rabatt - Zahlungsart aktivieren

Im Vergleich zu Rabatten erscheinen Zahlungsarten in der App gesondert im Bezahlfenster und lassen sich schneller anwenden. Rabatte bieten maximale Flexibilität, Zahlungsarten mehr Komfort – je nach Bedarf lässt sich beides kombinieren.

Beispiele: Zahlungsart „Helfer“ (Rabatt 100 % auf alle Artikeltypen) oder „Ehrengäste“ (100 % nur auf Getränke, Typ G). Mehr dazu im Buch „Erste Schritte“ auf der Seite „Rabatte & Zahlungsarten“.

Bar und Überweisung

Ob Barzahlung und Überweisung (mit IBAN und BIC) erlaubt sind, stellst du unter „Einstellungen → Generelle Einstellungen“ ein.

Kartenzahlung

Kartenzahlungen richtest du unter „Einstellungen → Kartenzahlungsarten“ ein. Du kannst beliebig viele Kartenzahlungsarten anlegen:

Anschließend weist du unter „Zuordnung je Arbeitsbereich“ (oder unter „Kategorien verwalten“ bei der obersten Kategorie) jedem Arbeitsbereich eine Kartenzahlungsart zu.

Kartenzahlung direkt am Smartphone (NFC)

Wir haben Kartenzahlung direkt auf allen unseren Smartphones und Tablets integriert. Dafür ist NFC notwendig.

Voraussetzungen: - Beim ersten Kassieren erscheint eine Abfrage zur Standortberechtigung – diese muss erteilt werden. - Zusätzlich muss GPS eingeschaltet sein (auch hier erscheint ein Hinweis).

Die Zahlung selbst ist einfach: - Die Karte mittig an die Rückseite des Smartphones halten – am zuverlässigsten direkt aufgelegt. - Zahlungen sind auch mit Smartwatch oder Smartphone (Wallet) möglich.

Aktivierung

Zur Aktivierung der Kartenzahlung erhält der Veranstalter von uns einen Einladungslink zur Zahlungsplattform. - Da es sich um einen externen Anbieter handelt, haben wir keinen Einfluss auf die prozentualen Abschläge oder Gebühren. - Wir selbst verdienen an der Kartenzahlung nichts; es fällt lediglich eine einmalige Freischaltgebühr an. - Wichtig: Die Registrierung muss zwingend über den von uns zugesendeten Link erfolgen. Nur so können wir die Zahlungsabwicklung auf unseren Geräten sicherstellen und im Namen des Veranstalters den Support kontaktieren, falls es Probleme gibt.

Rechnungen anzeigen und filtern

Das Menü „Rechnungen“ ist sichtbar, wenn in den Generellen Einstellungen „Rechnungen nach dem Kassieren an den Server senden“ aktiviert ist.

Unter „Rechnungen → Rechnungen durchsuchen“ suchst du nach Zeitraum, Rechnungsnummer, Kellner, Tisch oder Artikelname. Zu jeder Rechnung siehst du: - Datum, Tisch und Kellner - alle Positionen - die Zahlungsaufschlüsselung (Bar, Karte, Wertgutschein, Mischzahlung, …) inkl. Rabatten - das PDF der Rechnung

Stornierte Rechnungen sind entsprechend gekennzeichnet.

Rechnung erstellen und stornieren

Rechnung erstellen

Unter „Rechnungen → Rechnung erstellen“ erfasst du Positionen (Artikel, Menge, Preis) und verbuchst sie mit Tisch-ID und Arbeitszone als Rechnung – optional als EC-Kartenzahlung.

Rechnung stornieren

  1. Unter „Rechnungen → Rechnung stornieren“ die Belegnummer (bei aktiver Registrierkassa) bzw. die Rechnungs-ID eingeben.
  2. Die zu stornierenden Positionen und Mengen auswählen (bereits stornierte Mengen sind ausgegraut).
  3. Mit „Storno endgültig durchführen“ verbuchen.

Teil- und Vollstorno sind möglich.

Rechnungen exportieren

Mit dem Export stellst du deine kassierten Umsätze übersichtlich in einer Excel-Datei dar.

  1. „Rechnungen → Kassierte Beträge exportieren“ öffnen.
  2. Zeitraum eingeben und bei Bedarf einen Arbeitsbereich wählen.
  3. Export starten.

Inhalt der Excel-Datei

Sammelrechnung für Vereine

Ein Festbesucher – z. B. ein Verein, der Getränke und Speisen für seine Mitglieder übernimmt – möchte eine Sammelrechnung über den konsumierten Betrag.

  1. Lege unter „Rabatte & Gutscheine → Rabatte & Aktionen verwalten“ einen Rabatt vom Typ „Fixwert“ mit dem Wert 0 an. Gib ihm den Namen des Vereins und trage alle betroffenen Artikeltypen ein (z. B. „E, G“).
  2. Beim Kassieren am jeweiligen Tisch wählt der Kellner diesen Rabatt aus: „+“ bei der Position (bzw. „Alles zusammen“) im Kassierfenster lange drücken.
  3. Über „Rechnungen → Kassierte Beträge exportieren“ bzw. „Statistiken → Rabatte & Aktionen“ siehst du genau, welcher Betrag über den Rabatt abgerechnet wurde.

Im Export werden alle Einzelpositionen des Rabatts übersichtlich dargestellt – welche Artikel, welche Preise und Steuersätze und wie sich die Summe zusammensetzt. So kannst du dem Verein eine vollständige Aufstellung übergeben.

Tipp: Für Gäste, die über einen längeren Zeitraum „anschreiben“ lassen (Zimmer, Stammgäste, Firmen), eignen sich die Verrechnungskonten.

Trinkgeld

Trinkgeld wird wie ein eigener Artikel behandelt.

Trinkgeld-Artikel anlegen

Es können auch mehrere Trinkgeld-Artikel angelegt werden. Hintergrund: Trinkgeld für Angestellte ist steuerfrei, für Unternehmer jedoch steuerpflichtig.

Trinkgeld beim Kassieren

Trinkgeld auf Rechnungen

Das Trinkgeld wird wie ein normaler Artikel auf der Rechnung aufgeführt. Steuerfreie Trinkgelder werden getrennt von steuerpflichtigen Umsätzen ausgewiesen.

Wertgutscheine

Wertgutscheine sind – im Gegensatz zu Rabatten – ein echtes Zahlungsmittel mit Guthaben (z. B. ein Geschenkgutschein über 50 €). Jeder Wertgutschein hat einen QR-Code, der in der App gescannt wird. Das Guthaben kann teilweise oder vollständig eingelöst werden; ein Restbetrag kann bar oder mit Karte bezahlt werden (Mischzahlung). Wertgutscheine sind ein Zusatzfeature und werden unter „Rabatte & Gutscheine → Wertgutscheine verwalten“ aktiviert.

Gutschein-Typen

Gutscheine anlegen

In der Übersicht kannst du Gutscheine suchen, nach Status filtern (Angelegt, Aktiv, Aufgebraucht, Gesperrt) und sperren.

Freigutschein-Typen

Für Gutscheine, die außerhalb dieses Systems ausgegeben wurden (z. B. Papiergutscheine aus dem Vorjahr) und deren Restguthaben nicht bekannt ist, legst du einen Freigutschein-Typ an. Beim Kassieren wird der Betrag jedes Mal frei eingegeben.

In der App

Im Bezahlfenster scannst du den Wertgutschein bzw. wählst „Freigutschein“ (maximal 2 Wertgutscheine pro Rechnung). Für Aufladen, Guthaben abfragen und Auszahlen legst du Artikel mit den entsprechenden Artikel-Typen an („Wertgutschein aufladen / aktivieren“, „Wertgutschein-Guthaben abfragen“, „Wertgutschein bar auszahlen“, „Freigutschein bar auszahlen“).

Wertgutschein-Historie

Unter „Rabatte & Gutscheine → Wertgutschein-Historie“ siehst du für einen Zeitraum alle Vorgänge (Ausstellung, Aufbuchung, Einlösung, Bar-Auszahlung, Sperrung, Storno-Rückerstattung, Reaktivierung) inklusive Rechnung und Bediener. Einzelne Vorgänge können dort rückgängig gemacht werden. Auswertungen findest du unter „Statistiken → Wertgutscheine“.

Verrechnungskonten

Verrechnungskonten eignen sich für Zimmer, Stammgäste oder Firmen, die nicht sofort bezahlen. Beim Kassieren eines Tisches wird der Betrag statt bar oder mit Karte auf ein Konto gebucht. Dabei entsteht noch keine Rechnung – die Positionen bleiben als offene Buchung am Konto stehen, bis das Konto abgerechnet wird. Verrechnungskonten sind ein Zusatzfeature, das wir für dich freischalten.

Konten verwalten

Unter „Verrechnungskonten → Verrechnungskonten verwalten“: - Konten mit Name, Nummer, Typ (Zimmer, Stammgast, Firma) und den Arbeitsbereichen anlegen, in denen das Konto verfügbar ist. Konten können aktiv/inaktiv geschaltet und sortiert werden; der offene Betrag wird direkt angezeigt. - Gelöschte Konten werden nur ausgeblendet. Buchungen, Belege und Journal bleiben erhalten und das Konto kann unter „Gelöschte Konten“ jederzeit wiederhergestellt werden.

In der App

Journal

Unter „Verrechnungskonten → Journal“ siehst du lückenlos, wann bei welchem Konto was gebucht, abgerechnet oder geändert wurde – filterbar nach Konto, Ereignis und Zeitraum. Belastungsbelege können von hier erneut auf den Rechnungsdruckern ausgegeben werden.

Registrierkassa

Ist die Registrierkassa (RKSV) für deine Veranstaltung aktiv, findest du im Menü „Registrierkassa“: